Réglementation |

Nouveaux logiciels de caisse : êtes-vous aux normes ?

Pourquoi cette nouvelle obligation ?

Avec cette nouvelle obligation envers les professionnels, le gouvernement tente d'endiguer le phénomène de la fraude à la TVA qui coûterait près de 14 milliards d'euros par an à la France selon une note du ministère des finances datant de 2015.

Pour ce faire, le gouvernement a opté pour un contrôle renforcé des logiciels de caisse d'où cette nouvelle certification obligatoire qui garantit que le logiciel respecte les conditions CAIS.

Que signifie que le logiciel de caisse est certifié ?

Le ministère des finances a donné pour conditions que les logiciels certifiés respectent les 4 principes suivants : Conservation, archivage, inaltérabilité et sécurisation des données, soit CAIS :

  • condition de conservation : le logiciel doit enregistrer et clôturer les données sur une période donnée
  • condition d'archivage :le logiciel doit prévoir une période d'archivage où les données sont figées et datées avec un dispositif technique garantissant l'intégrité des informations
  • condition d'inaltérabilité : le logiciel utilisé doit permettre d'enregistrer toutes données relatives aux règlements sans qu'elles puissent être altérées
  • condition de sécurisation : le logiciel doit être en mesure de sécuriser les données d'origines, toutes modifications éventuelles et pièces justificatives

Comment savoir si mon logiciel de caisse est certifié ?

Pour être en règle il faut donc que le logiciel de caisse que vous utilisez soit certifié. Pour ce faire, une seule manière de procéder : il faut demander à l'éditeur. Tout commerçant ayant une caisse enregistreuse est tenu de demander à l'éditeur du logiciel de caisse un certificat de conformité. Le ministère précise bien que le certificat n'est pas fourni automatiquement : le cas échéant il faut donc en faire la demande.

Faut-il changer de caisse ? de balance ?

Si la réglementation serre la vis sur le logiciel de caisse, elle n'implique pas que tous les commerçants doivent désormais disposer d'une caisse ; ce n'est qu'en cas d'utilisation de celle-ci qu'il faut que le logiciel soit certifié. Et la réglementation précise, en outre, que seuls les commerçants dont les clients ne sont pas assujettis à la TVA (clients particuliers) sont concernés. Dans le cas où le commerçant ne traite qu'avec des clients professionnels la certification du logiciel de caisse n'est pas obligatoire.

La loi n'implique toutefois pas qu'il faille changer de caisse enregistreuse puisque la caisse elle-même n'est pas soumise à cette certification : c'est le logiciel utilisé qui doit être certifié. Si le logiciel ne peut pas être certifié alors le changement de la caisse enregistreuse devient obligatoire.

Pour les commerçants qui utilisent des balances, c'est un peu plus compliqué : plusieurs cas de figure se présentent :

  • soit la balance n'a pas de fonction de mémorisation des opérations d'encaissement (elle n'est utilisée que pour obtenir le poids et le prix mais n'émet pas de ticket de caisse), alors son logiciel n'a pas à être certifié
  • soit la balance dispose de cette fonction de mémorisation des opérations d'encaissement, alors son logiciel doit être certifié. Il en va de même si elle est connectée à une caisse certifiée

Quel est le risque en cas d'absence de certification ?

En cas de contrôle de la DGFiP, les commerçants doivent présenter le certificat de conformité de leur logiciel de caisse.

S'ils ne l'ont pas reçu de la part de leur éditeur ou si le logiciel ne peut pas être certifié, le commerçant risque une amende allant jusqu'à 7 500 €. Après ce premier contrôle, le commerçant a, le cas échéant, 60 jours pour se mettre en règle. Passé ce délai, il risque une nouvelle amende pouvant atteindre 7 500 €.