Comment préparer votre système d'information à la facture électronique obligatoire

La facture électronique obligatoire : une réforme à anticiper

Instaurée par la loi de finances 2020, la facture électronique obligatoire sera progressivement étendue à l’ensemble des entreprises entre 2026 et 2027, avec des paliers d’obligation différenciés selon la taille de l’entreprise. Elle impose l’émission, la réception et le traitement de factures sous forme dématérialisée via un écosystème structuré autour de trois types d’acteurs :

• la plateforme publique de facturation (PPF) ;
• les plateformes agréées (ou PA, ex PDP) ;
• et les opérateurs de dématérialisation (OD).

Dans cette nouvelle architecture, la DSI est clé. Ce sont les équipes techniques qui devront être garantes de l’interconnexion des outils existants avec les plateformes référencées. Elles devront aussi adapter les flux de données aux formats réglementaires et sécuriser les transmissions. Les conséquences d’une mauvaise anticipation peuvent être sévères : ruptures de la chaîne de facturation, retards de paiement, surcharge de travail administratif, voire désorganisation opérationnelle.

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Interopérabilité : poser les bases d’un système ouvert et pérenne

À l’ère de la facture électronique obligatoire, l’interopérabilité n’est plus une option, mais un prérequis. Plus précisément, elle désigne la capacité d’un système à échanger des données de manière transparente et sécurisée avec d’autres, quel que soit leur langage ou leur architecture. Dans le cas présent, il s’agit d’assurer la communication fluide entre l’environnement applicatif de l’entreprise (ERP, Enterprise Resource Planning, pour planification des ressources d’entreprise, logiciels comptables, outils métiers) et les infrastructures extérieures (PPF, PA, OD).

L’un des leviers principaux de cette interopérabilité : le respect des formats d’échange définis par l’administration, à savoir Factur-X, UBL, CII. Cette convergence est permise par :

• la centralisation des informations dans un annuaire national :
• la normalisation des champs obligatoires ;
• la mise en place d’un socle technique commun.

Encore faut-il que le système d’information de l’entreprise soit capable de s’y adapter sans perte de données ni rupture de continuité.

En d’autres termes, la capacité d’interopérabilité est à la fois technique et organisationnelle. Elle suppose :

• une cartographie précise des flux de facturation ;
• une mise en conformité des formats ;
• une gouvernance des échanges alignée sur le cadre réglementaire.

Connecteurs et API : faire le lien entre vos outils et les plateformes

Le succès de la transition repose en grande partie sur la capacité des systèmes à se connecter de façon fluide et sécurisée aux différentes plateformes de facturation. Ces connecteurs, souvent sous forme d’API (interfaces de programmation), permettent l’automatisation des échanges. En effet, ils doivent :

• transmettre les données efficacement et de manière sécurisée ;
• assurer la traçabilité ;
• récupérer les statuts ;
• déclencher les traitements.

L’intégration de ces connecteurs aux systèmes existants, qu’il s’agisse d’un ERP maison ou d’une solution éditeur, nécessite un travail d’audit, de développement et de tests. La robustesse, la scalabilité et la compatibilité avec les normes de sécurité imposées (authentification forte, chiffrement, gestion des jetons d’accès) doivent être soigneusement vérifiées.

Les entreprises qui investissent tôt dans l’élaboration de connecteurs adaptés limitent les risques d’erreur de saisie. Elles réduisent les délais de transmission et surtout, elles sont plus fiables. Il est donc primordial d’impliquer les éditeurs, les intégrateurs et les responsables métiers dans une démarche projet coordonnée, avec une documentation technique partagée.

Formats : anticiper pour éviter les blocages

La gestion des formats de facture électronique est l’un des chantiers techniques les plus sensibles de la réforme. Si plusieurs standards sont autorisés par l’administration, tous ne se valent pas en termes de compatibilité, de granularité ou d’acceptabilité par les plateformes.

Trois formats sont actuellement reconnus :

• Factur-X, format hybride entre lisibilité (PDF) et exploitabilité (XML) ;
• UBL (Universal Business Language), largement utilisé dans les échanges internationaux ;
• CII (Cross Industry Invoice), format XML standardisé par le CEFACT-ONU (Centre des Nations Unies pour la facilitation du commerce et les transactions électroniques).

Chaque entreprise devra faire un choix stratégique, en fonction de plusieurs éléments :

• ses partenaires ;
• son infrastructure technique ;
• son niveau d’automatisation. 

L’adaptation des flux en amont – transformation, enrichissement, validation – est indispensable pour une parfaite conformité à l’émission comme à la réception.

À noter que ces formats ne sont pas figés. Leur évolution future impliquera une capacité de veille, de mise à jour continue et d’adaptabilité technique. Un système rigide aujourd’hui peut devenir un obstacle majeur demain. D’où l’importance d’anticiper chaque point de détail de cette facture électronique obligatoire.

Facture électronique obligatoire : un projet technique, mais aussi stratégique

Si la facture électronique obligatoire mobilise en premier lieu la DSI, elle dépasse largement les seuls enjeux techniques. Elle procure également une opportunité de :

• rationaliser les processus internes ;
• renforcer la fiabilité des données ;
• sécuriser les échanges ;
• optimiser la trésorerie.

Une collaboration étroite entre l’équipe IT, la direction financière et les partenaires extérieurs (éditeurs, intégrateurs, plateformes) est alors indispensable. Le pilotage du projet doit être transversal, agile et orienté résultats. Pour cela, il faut savoir suivre une démarche structurée, fondée sur des audits réguliers, des tests progressifs et une communication claire avec l’ensemble des utilisateurs.

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