HBS e-factures

HBS e-factures, la solution pour vos factures électroniques

HBS e-factures¹ est un service complet de facturation et de règlement en ligne. Il vous permet de collaborer simplement avec vos clients et fournisseurs, même s’ils ne sont pas eux-mêmes abonnés au service et d’échanger des commandes, des devis, des factures, des paiements...

Avec HBS e-factures, vous disposez d’un outil de gestion de vos données clients et fournisseurs. Pour chacun d’eux, vous choisissez la manière d’émettre et de recevoir vos factures : e-mail, Chorus Pro² ou courrier. HBS e-factures vous permet d’automatiser l’envoi et la réception des factures et de réduire les interventions manuelles.

Avec HBS e-factures, vos paiements et vos demandes d’encaissement sont automatiquement préparés. Vous pouvez les déclencher en quelques clics, en fonction du paramétrage que vous avez effectué dans votre base clients/fournisseurs.

Fonctionnalités

Gérer les factures fournisseurs (factures entrantes)

• Intégration de factures sous tout canal de réception : postal, courriel, portail Épithète, autres portails.
• Instruction des factures : intégration, acceptation, mise en paiement.
• Préparation des fichiers de virement.

Gérer les factures clients (factures sortantes)

• Création et émission de factures sous format Factur-X
• Envoi sous tout canal : postal, courriel, Chorus Pro, portail Épithète, autres portails.
• Gestion d’un catalogue de produits et services.

Gérer les contreparties

• Partage d’informations avec vos clients et fournisseurs.
• Gestion de la relation client et fournisseur : fiches, préférences.
• Renforcement de la surveillance des clients et de la vigilance fournisseur.

Portail collaboratif

• Permet de gérer les relations clients-fournisseurs même s’ils ne sont pas abonnés à Épithète.
• Permet de consulter et de modifier les dossiers de la relation d’affaires et les dossiers de factures.

Module d’Affectation des Factures

• Paramétrage du plan de comptes par l’expert-comptable.
• Préparation semi-automatique des écritures par l’expert-comptable.
• Téléchargement des fichiers d’interface avec le logiciel comptable de l’expert-comptable.

Paramètres / administration du site

• Paramétrage de vos données administratives.
• Paramétrage de vos informations bancaires.
• Paramétrage des informations par défaut pour vos clients et fournisseurs.
• Accès dédié à votre expert-comptable.
• Gestion des missions confiées à votre expert-comptable.

6 raisons d’utiliser HBS e-factures

1. Des échanges sécurisés et simplifiés : les factures ne risquent plus de se perdre lors d’un envoi. Elles peuvent être partagées à tout moment et depuis n’importe quel endroit.
2. Une adaptation permanente à la réglementation : les évolutions réglementaires sont prises en compte dans e-factures, les abonnés au service en sont informés et en bénéficient immédiatement.
3. Un archivage en ligne efficace : chaque facture peut être recherchée et retrouvée facilement et rapidement.
4. Une solution collaborative : des accès spécifiques pour les clients et fournisseurs, même s’ils ne sont pas abonnés à e-factures.
5. Une réduction des coûts de gestion des factures : via une optimisation de l’ensemble du processus de gestion, mais aussi la suppression des frais d’impression et d’affranchissement.
6. Un meilleur suivi des délais de règlement : le suivi de la facturation en temps réel permet d’être plus vigilant sur les délais de paiement.

HBS e-factures : comment ça marche ?

1. Choisissez la solution HBS e-factures avec votre chargé d’affaires.
2. Accédez directement au service HBS e-factures par l’intermédiaire de votre Espace personnel bancaire³ à l’aide de vos identifiant et mot de passe habituels.
3. Paramétrez votre abonnement et créez vos contreparties clients et/ou fournisseurs par saisie ou import de fichiers. Vous pouvez aussi intégrer et gérer un catalogue de produits et services.
4. Créez directement vos factures clients en ligne et intégrez vos factures fournisseurs en fonction du mode de réception : directement sur la plateforme, par chargement de fichiers...
5. Émettez vos factures clients directement sur le service e-factures selon le canal d’émission paramétré.
6. Réglez vos factures fournisseurs en validant le bon à payer, puis en préparant les remises de fichiers de virements directement depuis votre service e-factures.